In questa serie di articoli dedicati alla gestione del tempo, stiamo scoprendo insieme come impiegare al meglio il nostro tempo, come definire le priorità e infine come mettere tutto questo in pratica nella nostra vita lavorativa (e non solo).
Breve riassunto delle puntate precedenti: nel primo post abbiamo visto come cercare di avere una rappresentazione più chiara di come impieghiamo il nostro tempo, nel secondo invece abbiamo imparato a identificare e “mettere in ordine” le priorità, secondo una matrice importanza/urgenza.
Ora, il terzo passaggio: organizzarsi!
Avete provato a costruire una lista delle vostre priorità?
L’esercizio è poco rassicurante (la lista sembra infinita) e anche poco efficace, perché ogni priorità sembra avere lo stesso grado di importanza ed urgenza.
Un consiglio: se uno strumento esiste ed è utilizzato fin dall’inizio del secolo scorso, vuol dire che avrà una qualche efficacia. Se usate la cosiddetta matrice di Eisenhower, la semplice lista delle priorità assume una forma più maneggevole, si presta a delle considerazioni più profonde e soprattutto offre spunti nella ricerca delle soluzioni.
Come funziona? Sulla parte inferiore della matrice a quattro quadranti metto l’urgenza, sul lato sinistro metto l’importanza e, se sono molto preciso, inserisco una griglia di peso 0-100 sulle due dimensioni.
Poi prendo le mie priorità e le inserisco graficamente alle intersezioni del peso che decido di assegnare ad ognuna attività (per la definizione di importanza e di urgenza vi rimando al post precedente). Personalmente, uso dei cerchietti per evidenziare ogni attività.
Se poi avete anche fatto l’esercizio di Analisi della Settimana Tipo (v. primo post), ecco che avete anche delle dimensioni quantitative di peso, in termini di tempo necessario a svolgerle, per ognuna delle attività che inserite.
Che cosa ci dice la rappresentazione che ne esce?
- Ci offre una dimensione realistica – e non totalmente emotiva – della nostra situazione.
- Ci spiega gli stati di disagio che viviamo: se le attività sono tutte urgenti (ma non importanti), capiamo il perché della nostra frustrazione; se sono tutte importanti ed urgenti, forse capiamo il perché dello stress; se non sono né importanti né urgenti… traete voi le conclusioni!
- Ci fornisce uno strumento complesso per decidere cosa fare e cosa non fare, essendo pronti a dimostrare al nostro capo la correttezza della nostra scelta.
- Ma, soprattutto, ci permette di fare alcune riflessioni sul come risolvere una situazione di disagio
E, quindi, come ci organizziamo?
La letteratura specializzata nel Time Management offre strumenti e spunti per organizzare o per ridurre le attività che si affollano in ognuno dei 4 quadranti.
Sono consigli intuitivi, che possiamo riassumere così:
- attività importanti ed urgenti: pianificare e fare.
- attività importanti e non urgenti: pianificare e trovare gli spazi per pensare.
- attività urgenti ma non importanti: cercare di negoziare, delegare e – al limite – dire di no.
- attività né urgenti né importanti: eliminare.
Facile, no?
Non credo, ma l’importante è avere consapevolezza della nostra situazione, le soluzioni poi si trovano.
Se avete bisogno di qualche consiglio, stay tuned… al prossimo post!
