L’idea di scrivere una serie di post sul comune problema della gestione del tempo mi è venuta parlando con una mia amica, che mi aveva dichiarato nei primi giorni di gennaio: “Quest’anno voglio organizzarmi meglio e cercare di trovare il tempo per fare quelle cose che voglio fare da anni!”.
Alla fine del mese, mi ha confessato di essere di nuovo nel caos dell’anno precedente ed abbiamo parlato delle difficoltà che incontrava a gestire il proprio tempo.
Vi giro la provocazione che le ho fatto: “E se il tuo fosse un problema – anche – di metodo?”.
Sappiamo come utilizziamo il nostro tempo?
Vi confesso che una delle cose che mi colpiscono di più durante i corsi sulla gestione del tempo è che i partecipanti spesso non hanno la benché minima idea di come utilizzano il proprio tempo!
Quando abbiamo un problema di tempo, quando non riusciamo a trovare il tempo necessario per fare quello che vogliamo, quando il lavoro occupa molto, forse troppo tempo… la risposta istintiva è ovviamente di tipo emotivo: ansia, sconforto, innalzamento del livello di stress, lamentazione generica o specifica (che spesso coinvolge il capo o l’organizzazione in cui lavoriamo). ecc.
Comunque sia, pensiamo subito a come trovare delle soluzioni, ma – come forse avrete constatato anche voi – queste soluzioni non funzionano o sopravvivono per poco tempo.
Un consiglio per la gestione del tempo, tratto dai corsi di problem solving
Se il tempo è un problema, trattiamolo come tale: tutti i metodi che si insegnano per la soluzione dei problemi parte inesorabilmente dall’analisi del fenomeno/problema.
Partiamo quindi scoprendo come utilizziamo il nostro tempo: il metodo ci dice che è necessario costruire una rappresentazione chiara (e magari anche quantitativa) del fenomeno. Sappiamo infatti che, per sua natura, l’essere umano tende a sottostimare le attività che ama e tende a sovrastimare il tempo che deve impiegare per fare quello che non gli piace.
Lo strumento che il Time Management ci consiglia di utilizzare è semplice, ma… Attenzione! Perché comporta un impiego proprio di quella risorsa che ci manca, il tempo.
La gestione del tempo: analisi della settimana tipo
Analizziamo e misuriamo come utilizziamo il nostro tempo, dopo avere deciso il campo di analisi: solo il tempo lavorativo oppure il nostro tempo complessivo allargato anche alle attività extralavorative?
Gli strumenti possono essere tanti: io vi consiglio un semplice foglio Excel. Costruite una tabella con le varie attività che svolgete, i giorni della settimana e partite il lunedì mattina a misurare quanto tempo passate a fare ogni singola attività (segnate in valori assoluti: 30 minuti, 1 ora, ecc.). Il tutto per un’intera settimana.
Fate attenzione all’elenco delle attività: il consiglio è quello di essere dettagliati e completi (inserite anche le pause caffè, tanto è una vostra personale analisi e non la dovete condividere con il capo!) per favorire poi i successivi approfondimenti.
Un esempio personale: in una delle mie analisi ho cercato di capire quanto tempo dedico all’unico Social che utilizzo, LinkedIn. In questo caso sono avvantaggiato dalla funzione “Benessere Digitale” del mio smartphone, che mi comunica quanto tempo ho passato sull’App ogni singolo giorno, ma è stato più importante e difficile capire quanto di questo tempo è finalizzato al lavoro (ricerca di posizioni di persone che voglio contattare o cambio di posizione di alcuni contatti) e quanto al semplice relax (scrollando senza meta quanto mi viene proposto). Se utilizzate altri Social, fate più o meno lo stesso.
Alla fine della settimana avrete una visione più affidabile di come impiegate il vostro tempo settimanale, invece di impressioni.
E poi? Già questo è un primo fondamentale passo per decidere come mettere dei limiti ad alcune perdite di tempo di cui non eravamo consapevoli… Il passo successivo nel prossimo post!
