L’idea che mi ha guidato nello scrivere questa serie di quattro post sul tema della gestione del nostro tempo è stata quella di renderli sequenziali, ma autonomi. Anche se non hai letto i precedenti post, dovresti trovare spunti e suggerimenti utilizzabili in ciascun articolo: ovviamente per il quarto ed ultimo della serie raggiungere l’intento è più difficile.
Ti riporto qui un breve riassunto delle puntate precedenti:
- nel primo post abbiamo visto come cercare di avere una rappresentazione più chiara di come impieghiamo il nostro tempo;
- nel secondo abbiamo imparato a identificare e “mettere in ordine” le priorità, secondo una matrice importanza/urgenza;
- quindi nel terzo, attraverso l’approfondimento dei quadranti della matrice di Eisenhower, ci siamo dati una prima forma di organizzazione delle nostre attività
Ora l’ultimo (e fondamentale) passaggio: mettere il tutto in pratica, agendo con metodo!
Gestire il tempo agendo con metodo
Non sarei coerente con il mio obiettivo se esordissi dicendo che – se avete fatto l’analisi della settimana-tipo, se avete stabilito bene le vostre priorità e se avete riversato il tutto nella matrice importanza/urgenza – quello che segue risulta più facile, ma è vero. In qualsiasi processo gestire bene le fasi precedenti, semplifica quelle successive (ma in questo caso non è essenziale).
Partiamo dal fatto che i miei numerosi impegni ed attività possono essere – sistematicamente, ma anche intuitivamente – classificati in quattro categorie:
- attività importanti ed urgenti
- attività importanti e non urgenti
- attività urgenti, ma non importanti
- attività né urgenti né importanti
Credo si possa essere d’accordo che non dovrebbero essere le attività che giudichiamo essere importanti a generarci problemi: ognuno di noi ama fare o gestire attività importanti, che talvolta ci preoccupano, talvolta ci fanno sudare, ma raramente ci demotivano e stressano.
Questo ovviamente se non ci raccontiamo che sono importanti cose o attività che invece non lo sono assolutamente: in questo caso stiamo bluffando con noi stessi e siamo ad evidente rischio saturazione. Ricordate che chi ha problemi con la delega tende a considerare tutto importante, per giustificare la propria incapacità di mollare il controllo!
Quindi non focalizziamoci sui due quadranti ad alta importanza: se lo sono realmente, basta pianificare le attività e farle (in questo caso, basta una buona gestione di Outlook e di qualche programma di To Do per avere una buona pianificazione, con tanto di promemoria e notifiche ossessive).
Come gestire le attività non importanti?
Sono i due quadranti a bassa importanza che ci preoccupano, anche se una qualche presenza di attività a bassa importanza nelle nostre attività quotidiane dobbiamo metterla in conto: eliminarle tutte non è possibile e neanche benefico (ogni tanto ritagliarsi qualche attività semplice, anche se poco utile, aiuta a rilassarsi).
Molte attività urgenti e poco importanti (per il nostro ruolo, competenze, informazioni e deleghe – ricordo la definizione) devono essere delegate. Si trova sempre qualcuno a cui far fare attività che abbiamo valutato a basso rischio e criticità: un collaboratore, un collega appena entrato, un figlio, un vicino di casa, un servizio esterno, ecc.
Ovviamente bisogna istruire bene il delegato, fissare gli obiettivi e stabilire un controllo.
Altrimenti questo è il campo della negoziazione con il proprio capo, partner, collega, compagno di viaggio, per rivedere il proprio ruolo e le attività che siamo tenuti a svolgere. Un esempio: se quando è uscito il collega le sue attività mi sono state temporaneamente assegnate, quando entra il sostituto devo – in tempi congrui – rinegoziare con il mio capo la riassegnazione delle suddette attività e la loro uscita dal mio perimetro di attività.
Extrema ratio è il dire no. Più facile in alcuni contesti, più pericoloso in altri, ma non è scritto da nessuna parte che io debba fare tutto: se mamma mi chiede di portarla in un posto ed io sono sotto pressione posso dire no chiaramente e suggerire di chiederlo al mio simpatico fratello perennemente imboscato quando si tratta di incombenze familiari. Riusciamo? Memo per me: forse un prossimo post potrebbe essere sul No positivo (se avete difficoltà, consiglio nel frattempo la lettura del libro “Il no positivo” di William Ury, Ed. Il Corbaccio).
E le attività che non sono né urgenti né importanti?
Possibile che ci sia una parte del nostro prezioso tempo incagliato in questo inutile quadrante?
Assolutamente sì, sono i cosiddetti mangia-tempo (nome inquietante, no?) che subiamo e che purtroppo rientrano tra le cose più difficili da eliminare, perché talvolta sono inevitabili (ad esempio, il traffico) anche se molte volte “riutilizzabili” (se siamo bloccati nel traffico, possiamo cogliere l’occasione per ascoltare un podcast – qui potete ascoltare quelli del team di AdActa Consulting – oppure per fare una telefonata), ma spesso dipendono interamente da noi e dalla nostra capacità di evitare le emorragie di tempo. È così necessario passare quel tempo di attesa scrollando i social sul nostro smartphone (il re dei mangia-tempo) invece di pensare a come risolvere quell’incomprensione con la nostra collega?
Spero, in questo e nei precedenti post, di avervi dato qualche spunto e suggerimento pratico per aiutarvi nei vostri buoni propositi di inizio anno: “Quest’anno voglio organizzarmi meglio e cercare di trovare il tempo per fare quelle cose che voglio fare da anni!”.
Buon lavoro!
